La protection de renseignements personnels des professionnels de la santé canadiens

Le présent avis offre un aperçu détaillé des pratiques de Merck Frosst Canada Ltée (« Merck Frosst »), une société canadienne membre de la famille mondiale d’entreprises Merck & Co., Inc. (Whitehouse Station, New Jersey, États-Unis), en ce qui a trait à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels sur les professionnels de la santé.

Chez Merck & Co., Inc. – aussi appelée Merck Sharp & Dohme (MSD), Merck Frosst Canada Ltée au Canada et Banyu au Japon (collectivement « Merck » ou la « Société ») –, une société pharmaceutique mondiale axée sur la recherche, la protection des renseignements personnels est d’abord et avant tout une affaire de confiance. Dans le but de perpétuer la tradition de Merck en ce qui concerne le maintien de normes éthiques élevées dans nos pratiques commerciales, nous avons démontré notre engagement envers la protection des renseignements personnels en établissant un programme de protection des renseignements personnels à l’échelle mondiale qui respecte les lois et les normes applicables à cet égard partout dans le monde.

En vertu des lois canadiennes en matière de protection des renseignements personnels, Merck peut, de temps à autre, recueillir, utiliser et partager des renseignements personnels vous concernant (« renseignements personnels ») à titre de professionnel de la santé, à des fins liées aux interactions que nous avons avec vous (les « Fins »). Par « professionnel de la santé », nous entendons les médecins, les pharmaciens, les investigateurs médicaux, les chercheurs, les infirmières ett tout autre professionnel de la santé. Les Fins auxquelles Merck recueille vos renseignements personnelsdans le but de répondre à nos besoins d'affaires quotidiens,  font partie de l’une des quatre catégories ci-dessous :

1. À des fins médicales ou liées à la recherche. Par exemple :
   • savoir si vous êtes intéressé à participer à la gestion d’une étude de recherche clinique, épidémiologique ou d'une étude de recherche portant sur la mesure des résultats;
   • identifier et engager les experts et les sommités scientifiques.
2. Afin de vous fournir les renseignements, les produits, les services et les programmes que vous avez demandés ou qui pourraient vous intéresser. Par exemple :
   • fournir des programmes et du matériel pour vos patients
   • offrir des programmes d'assistance et de remboursement à vos patients
   • présenter des renseignements ou des programmes qui, selon vous, pourraient intéresser vos patients;
   • communiquer des renseignements sur nos produits et nos activités (y compris nos programmes de mise en marché et de vente) par l’intermédiaire de nos représentants, de nos sites Web, de courriels, de centres d’appels, de courrier postal et d’autres canaux;
   • déterminer si vous êtes intéressé par des colloques, des conférences et d’autres programmes scientifiques et éducatifs;
   • vous fournir, à votre demande, des échantillons de produits ou vous permettre de passer des commandes;
   • vous donner accès à nos ressources et assurer un suivi de nos interactions avec vous hors ligne et en ligne (nos pratiques en ligne sont régies par notre Politique de protection des renseignements personnels sur Internet).
3. Afin de comprendre vos préférences et vos besoins professionnels actuels en vue de développer, d’améliorer ou d’offrir des produits, des services et des renseignements scientifiques répondant à ces besoins et ces préférences
   • Obtenir votre avis sur le développement du matériel de vente et de marketing
   • Obtenir des renseignements additionnels par le biais d'études de marché et d'études commerciales
4. Afin de respecter les exigences juridiques et réglementaires :
   • signaler les effets adverses et les plaintes à l’égard des produits;
   • assurer le suivi obligatoire des paiements faits aux professionnels de la santé pour des services rendus au nom de la Société;
   • divulguer des renseignements financiers;
   • vérifier nos programmes et nos ressources aux fins de conformité et de sécurité;
   • évaluer la pertinence d’engager des professionnels de la santé à certaines des fins commerciales décrites ci-dessus, compte tenu des exigences des lois applicables à notre Société;
   • entamer des poursuites judiciaires et lancer des enquêtes gouvernementales, ce qui comprend la conservation des données pertinentes.

Tout renseignement personnel recueilli par Merck ne sera divulgué qu’en cas de nécessité absolue au sein de la Société, aux Fins ayant motivé la collecte desdits renseignements, dans la mesure où cette divulgation est exigée ou permise en vertu de la loi. Bien que les renseignements personnels soient conservés sur un serveur sécurisé au Canada, Merck, à titre de société d’envergure mondiale, fournit de nombreux services de soutien à Merck Frosst. Par conséquent, certains renseignements personnels peuvent se trouver dans une base de données consolidées dans des établissements Merck situés ailleurs qu’au Canada. Ces bases de données permettent uniquement de recueillir, de recevoir, d’utiliser et de partager des renseignements personnels conformément aux principes d’utilisation, à une Fin précise et en cas de nécessité absolue. De plus, les dispositifs de protection exigés sont en place.

Lorsque Merck retient les services d’un tiers à l’une des Fins décrites ci-dessus, les renseignements personnels peuvent alors être obtenus de ce tiers ou communiqués au dit tiers , pourvu que des dispositifs de protection soient en place. Ces derniers comprennent notamment les dispositifs de protection contractuels en lien avec l’utilisation et la conservation de vos renseignements personnels. Consultez la section « Comment? » du présent avis pour obtenir des détails supplémentaires sur le partage des renseignements personnels avec des tiers.

Là où les lois locales l’exigent, il se peut que l’on vous demande de fournir d’une manière appropriée et permise une preuve de votre consentement à ce que vos renseignements personnels soient recueillis, utilisés et divulgués à une Fin précise.

Les types de renseignements personnels que nous recueillons (directement auprès de vous, auprès du public ou dans des sources de renseignements tierces) et que nous partageons dépendent de la Fin et, par conséquent, de la relation que vous entretenez avec Merck ainsi que des exigences des lois applicables. Seuls les renseignements personnels qui sont exigés à une Fin seront recueillis. Les renseignements personnels qui pourraient être recueillis, selon la Fin, peuvent comprendre :

• vos coordonnées, dont votre nom, l’adresse de votre clinique ou de votre cabinet, vos numéros de téléphone et de télécopieur, et votre adresse électronique;
• vos compétences professionnelles, vos publications, vos brevets et d’autres réalisations dans les domaines scientifique et médical;
• les rôles ou les postes que vous avez occupés au sein d’organismes gouvernementaux, d’hôpitaux ou d’organismes payeurs;
• vos domaines d’intérêt;
• vos points de vue sur les programmes d'éducation médicale continus;
• le moyen de communication que vous préférez;
• les types de renseignements médicaux que vous préférez;
• vos affiliations à des organisations ou à des établissements;
• les activités et les programmes auxquels vous participez;
• les renseignements sur le prescripteur (sur une base agrégée) conformément aux lois et aux exigences locales;
• les ententes que vous avez signées avec Merck;
• les renseignements relatifs aux paiements, y compris le numéro de taxe de vente, lorsque Merck vous verse des honoraires;
• des renseignements permettant d’identifier des collègues scientifiques ou médicaux qui vous considèrent comme un expert ou une sommité dans votre domaine de spécialité;
• des renseignements permettant d’identifier les personnes parmi vos collègues scientifiques et médicaux que vous considérez comme un expert ou une sommité dans votre domaine de spécialité.

Merck, à titre de société d’envergure mondiale, offre de nombreux services de soutien à Merck Frosst, y compris un service de soutien pour les bases de données et les serveurs informatiques. Ainsi, vos renseignements personnels peuvent se trouver sur des serveurs et dans des bases de données qui se trouvent dans un autre pays, ou être traités par des processus qui se déroulent dans un autre pays.

Dans la section ci-dessous, nous dressons la liste des raisons pour lesquelles Merck partage habituellement vos renseignements personnels. Nous indiquons également si vous pouvez limiter ce partage.

Merck met en œuvre des mesures de sécurité techniques, électroniques et physiques appropriées pour protéger les renseignements personnels, selon le degré de sensibilité de ces derniers, contre la perte, le mésusage, l’accès non autorisé, la divulgation, l’altération ou la destruction.

Signalement à des autorités gouvernementales (telles que Santé Canada et la FDA des États-Unis)

Généralement, non. Nous avons mis en place des mécanismes politiques, contractuels et administratifs qui exigent que les sociétés traitant des renseignements personnels en notre nom à l’échelle mondiale protègent ces renseignements. Cependant, si les lois locales vous donnent le droit de limiter ce partage, nous nous conformerons à ces exigences.

Dans les cas où nos activités commerciales sont soutenues par d’autres sociétés, par exemple une entreprise à laquelle nous faisons appel pour vous envoyer par la poste les documents que vous avez demandés, vous ne pourrez pas limiter ce partage et bénéficier tout de même du service.

Aux sociétés affiliées* membres de la famille mondiale d’entreprises Merck & Co., Inc., aux fins commerciales quotidiennes décrites dans le présent avis

*Les sociétés affiliées sont des sociétés qui sont possédées ou contrôlées par un propriétaire commun. Merck & Co., Inc. est une société affiliée de Merck Frosst Canada Ltée. Ailleurs qu’aux États-Unis, les sociétés affiliées de Merck & Co., Inc. sont généralement exploitées sous les noms « MSD » ou « Merck Sharp & Dohme ».

Généralement, non. Nous avons mis en place des mécanismes politiques, contractuels et administratifs qui exigent la protection des renseignements personnels dans toute notre organisation à l’échelle mondiale. Cependant, si les lois locales vous donnent le droit de limiter ce partage, nous nous conformerons à ces exigences.

Vous pouvez demander que nous ne communiquions pas vos renseignements personnels dans un pays autre que le vôtre. Toutefois, dans la plupart des cas, cette demande entraînera une réduction substantielle des services que nous pouvons vous offrir. Lorsque nos serveurs et nos bases de données se trouvent dans un autre pays et que nos processus informatiques se déroulent dans un autre pays, dans la plupart des cas, nous ne serons pas en mesure de répondre à cette demande et de vous faire bénéficier tout de même du service.

Aux autres sociétés avec qui nous collaborons, seulement dans le cadre d’activités liées aux produits ou aux services offerts ou développés conjointement par Merck et cette société

Si vous avez des questions portant sur le présent avis ou sur vos renseignements personnels que Merck recueille, utilise et partage, si vous souhaitez nous aviser de tout changement à l’égard de vos compétences professionnelles (comme les certifications supplémentaires ou les nouveaux domaines de participation ou de recherche thérapeutique), ou si vous voulez accéder à vos renseignements personnels, pour autant que vous y ayez droit en vertu de la loi applicable, veuillez communiquer avec nous des façons suivantes :

Pour joindre le bureau de la confidentialité de Merck Frosst Canada Ltée, écrivez à l’adresse ci-dessous :

Chef de la Protection des renseignements personnels
Merck Frosst Canada Ltée
16711, autoroute Transcanadienne
Kirkland (Québec) H9H 3L1 
Courriel : Canada_privacy@merck.com
 
Pour joindre le bureau de la confidentialité de Merck & Co., Inc., la société mère de Merck Frosst, écrivez à l’adresse ci-dessous :
Bureau de la confidentialité de Merck
Merck & Co. Inc.
WS3B-85, One Merck Drive
Whitehouse Station (New Jersey)  08889-0100, Etats-Unis
Courriel : Merck_privacy_office@merck.com